□选择举办时机

　　新闻发布会一般比较正式和隆重，需要选择好时机。

　　新闻的由头

　　某一消息是否有新闻价值是新闻发布会召开之前必须要确认的，此新闻为什么在现在必须发布，其紧迫性应当确认，不要将无新闻价值的东西硬拉上新闻发布会。通常而言，企业新闻发布会的由头有以下几种：新产品开发、企业经营方针的改变、企业首脑或高级管理人员的变更、新工厂的上马或旧工厂的扩建、企业合并、企业创立周年纪念日、企业的产品获奖、与企业相关的重大责任事故的发生等。

　　避免与社会重大活动的时间冲突

　　新闻发布会应选择合适的日期，避免与一些社会上重大的活动和纪念日相冲突。记者们大都是大忙人，他们没有分身术，不要使所邀请的记者因公务繁忙而无法脱身，影响发布会的效果。

　　做好新闻发布会在某日的具体时间安排

　　新闻发布会一般选在上午10时或下午3时为佳，这样有利于方便记者到会，一般的新闻发布会，正式发言时间不超过1小时，应留有时间让记者提问，发布会后，一般为记者准备工作餐，最好的形式是自助，搞自助餐的目的在于给记者提供交流和对企业领导人进行深入采访的机会。确定好具体时间后，要提前1～2周向记者发出书面邀请，让记者充分安排好时间。并非所有记者都能到会，因此，为使新闻发布会圆满成功，最好在邀请函上附一回执。

　　□举办地点安排

　　在举办新闻发布会时，应考虑安排适合的地点，做好这项工作，需从以下两个方面入手：

　　会场选址

　　新闻发布会的选址与所要发布的新闻性质相融洽，同时，要考虑到交通方便、新闻发布的硬件等因素，如电话、传真、打字、照明设备等。通常企业的新闻发布会在宾馆或新闻中心等地举行，主要是考虑到上述要求。

　　会场布置

　　选定发布会会址以后，还要注意会场的环境布置，气温、灯光、噪音等等问题要考虑周全，千万要选一个富于时代感的公关设计人员来布置会场，使会场既体现企业精神，又使记者及其他来宾产生宾至如归的感觉。会场应设有记者或来宾签到处，签到处最好设在入口或入场通道处。会场座次安排要分清主次，特别是有贵宾到会的情况下。在每个记者席上准备有关资料，供记者们深入细致地了解所发消息的全部内容。

　　工作人员选择

　　确定会议的主持人和主要发言人，主持人的作用在于把握主题范围，掌握会议进程，控制会场气氛，促成会议的顺利进行。此外在必要时还承担着消除过分紧张的气氛，化解对立情绪、打破僵局等特殊任务；

　　主要发言人要透彻地掌握本企业的总体状况及各项方针政策，面对新闻记者的各种提问，需要头脑冷静，思维清晰，反应灵敏，具有很强的语言表达能力，措辞精确，语言精练、流畅，发表的意见具有权威性，主要发言人一般由企业主要负责人或部门负责人担任。

　　选择发布会现场服务人员

　　现场服务人员要严格挑选，从外貌到自身的修养均要合格，并注意服务人员的性别比例，以便发挥“异性效益”。服务人员的主要工作有如下几点：

　　（1）安排与会者签到

　　（2）引导与会者入坐

　　（3）准备好必要的视听设备

　　（4）分发宣传材料和礼品

　　（5）安排好餐饮工作

　　（6）安排一名摄影师专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。 

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