一、文秘作者的代言身份

一般文章的作者，都是代表自己，以个人的身份在说话。他或宣事、或明理、或抒情、或状物，见解是个人化的，情感是个人化的，述事状物的角度和风格也是个人化的。这样的个人化写作对于有些文体，譬如文学作品而言，是一种必需。因为文学作品如果不是个人化写作，就必然会失去鲜明的个性，而没有作者个性的作品是缺乏灵性的，是没有特色的。人们说李白的作品潇洒、飘逸、雄奇、壮丽，那是李白的个性使然。而同时代的杜甫的风格则是沉郁顿挫，那也是杜甫的个性使然。当代作家也一样如此，就拿报告文学作家来说，有人形容徐迟的风格是华彩丰赡，刘白羽的风格如长河激流，柯岩的风格则如花径听琴。风格的形成是一个作家成熟的标志，并不是坏事。

可是文秘写作就不同了。文秘写作的文体对象是广义的公文，而公文从本质上讲是不体现作者自己风格的，因为它不是个体化写作，而是代表一个部门、单位、团体在说话。从功能上说，公文是办理事务的，不是用来审美的，作者的个性和风格在文章中没有意义和价值，甚至有可能起相反的作用。

作者必须认识到，自己只是一个代言人，是代表一个组织、团体、机关在说话。写作中的立场、观点、语言，都是非个人化的。这种代言人的身份，具体说起来还会有一些细微的不同。

有时代言人是被代言人的助手。譬如，秘书代领导写作公文就是这种类型。

有时代言人是被代言人的下属机构。例如省政府关于计划生育工作的有关公文，很可能是省政府下属的计划生育部门起草，由省政府领导签发，以省政府的名义发布的。

有时公文作者就是主管领导本人，这时他是否代言作者呢？我们认为，他还是一个代言作者，因为他笔下产生的文章，仍然是以党和国家的方针政策为依据，以他所领导的那个部门的集体意志为核心，以会议讨论通过的有关条文为基本内容，而不是他个人随心所欲的产物。

作为代言人，文秘作者的作用并不是完全消极的，并不是一个没有自己思想的传声筒。一方面他必须领会领导和部门的意图，熟悉与工作相关的各方面的情况，以便准确地把领导和部门的意见传达出来。另一方面，他还有责任对公文主题的正确性、深刻性进行检验，对有关材料的真实性进行核查，一旦发现问题，要及时向领导或部门反映、请示，把好公文的质量关。

二、文秘写作是群体化写作

文秘写作通常不是一个人能彻底完成的，它的写作过程可以说是一个群体化写作的过程。被认定为公文作者的那个人，从某种意义上说，只是这篇公文的主要执笔人而已。因此，公文在发布的时候，只署签发人的姓名，从不署执笔人的姓名。

文秘写作的群体化特点，可从以下几个方面体现出来：

首先，写作动机来源于机关的领导和管理行为。

其次，文章的内容是机关领导集体的共识，是经过会议讨论或者磋商之后形成的一致意见。

其三，文章的起草、修改和定稿需要多人的参与才能保证质量。

为此，文秘作者必须广泛听取各方面意见，不得固执己见，以个人意志代替集体意志。草稿写出后，要根据集体的意见和建议进行反复修改。

一些特别重要的公文，写作和修改过程是慎之又慎的，可能是由一个写作班子共同参与，条分缕析，字斟句酌。这把公文的群体化写作体现到了极致。

三、法定作者与执笔人的关系

文秘写作，还应将法定作者与执笔人的关系搞清理顺。

公文是党政机关办理公务的文书，它不是任何单位或组织都能任意使用的。必须具有法定资格，才能写作和发布公文。而且，在目前党政公文通行的文体中，法定作者资格还不是固定不变的，文体不同，对法定资格的限制也不同。例如“命令”这种文体，按照有关法律的规定，只有人民代表大会的常委会及其负责人、国家领导、各级政府及其有关职能部门才有权制作发布，党组织、社会团体、企事业单位均无权使用。再如，同为党的机关公文中的法规性文体，“条例”只能由党的中央组织制发，“规定”则没有那么高的资格要求。

负责撰写公文文稿的作者，只是代言人，并不就是法定作者。严格说起来，公文的签发人也不是法定作者，他只是法定作者的代表，类似于人们通常所说的“法人代表”。公文的法定作者应该是文末的印章上所标定的那个机关。

撰稿者写出的文本，在没有定稿、签发、用印之前，还没有得到法定作者的认可，还不具有权威性和合法性。只有在领导集体认可，主要负责人签发，办公部门用印后，才被法定作者认可，才具有法定的效力。