各单位、各部门：

为进一步规范公司会议管理，加强会议安排的计划性和合理性，根据公司工作规则要求，结合公司实际，从即日起执行会议申请和一周会议安排制度。请各单位、各部门按照下列会议管理规范要求执行，以便有效地做好公司会议管理各项工作。

一、公司各单位、部室因工作需要召开会议，必须提前一周在网上填写“部室会议申请单”报总经理工作部，当周一般不安排临时申请的会议。总经理工作部经汇总并请示公司领导后，于每周五下午结合上级公司会议安排、公司领导工作日程以及会议室使用情况等统一平衡，制订下周会议计划，并在下周前在公司网页和OA办公自动化系统中发布。

二、为精简会议，减少开支，提高工作效率，各部门和单位应注意控制会议规模，坚持可开可不开的会坚决不开；能由部门、单位参加的，不要请领导参加；能由分管领导参加的，不要请主要领导参加；各种专业会议，一般不要请全体领导参加；可联合召开的会议，不单独或重复召开。

三、各类会议原则上均应安排在公司内召开，特殊情况下确需在公司外召开的，须事先征得总经理工作部同意。总经理工作部有权综合安排各部门、单位的会议室。公司会议报销会议费用时必须持有“会议安排通知单”和“会议费用申请单”，经总经理工作部、财务与产权管理部审核和领导审批后方可报销。

四、为进一步加强会议管理，严肃会场纪律、规范会议秩序，请有关人员按通知要求出席会议。参加公司会议的同志不得无故缺席、迟到、早退。在会场上手机一律调至振动或关闭，如有特殊情况必须接听手机应暂离会场接听，不得在会场内接听手机。不得大声喧哗或做与会议无关的事情。总经理工作部将会同人力资源部对会场纪律进行严格考核。

五、一周会议安排一般不再另行电话通知，请各部门、各单位有关人员及时注意网上会议安排、个人信箱和通知等信息模块，严格执行会议请假制度。会场如摆放席位卡，参会人员必须对号入座。按要求参加会议的人员若不能参加会议必须提前向召集部门履行请假，得到批准后，要指定专人参加会议。

以上规定适用于公司会议及培训。请假情况及会场纪律由会议召集部门负责记录。