一、材料要真实、确凿

在写作学中，材料的“真实”有两种含义。一种含义是指在现实生活中真正发生过或者正在发生的事实，这种真实叫做生活真实或者现象真实。另一种含义主要用于文学创作，这种真实并不要求在生活中真正发生过，而要求必须揭示事物的本质，反映事物发展的基本规律，人们称其为本质真实。

一般而言，新闻写作偏重于第一种真实，文学写作偏重于第二种真实。那么文秘写作呢？文秘写作要的是哪一种真实？

文秘写作的真实是上述两种真实的统一。也就是说，文秘写作的材料，从生活真实角度看，都是真正发生过或者正在发生的事实（引用别人的观点，也算是曾经发生的事实，只不过是以主观的形态出现的罢了），从本质真实角度看，都是能够显示事物本质和规律的。只有两种真实都达到了，文秘的真实性才算得到了真正的实现。

确凿，也是属于真实范畴的一个概念。之所以专门提出来，无非是要强化一下真实的观念。确凿是要求公文中的事实、引文、数据，都要准确无误，经得起核实。再具体一些，时间、地点、统计数字，都要精确。引文中的字、词、句、标点符号，都要和原文相符。表述事实时的移花接木，引文时的断章取义，都要坚决防止。

二、材料要有典型性

文秘写作使用的材料，应该具有典型性。简单地说，典型材料就是同类材料中最具代表性、最有服力的材料。进一步辨析，典型材料应该具有两个特点：

第一，典型材料有鲜明独特的个性特征。典型材料一般都是具体的、个别的，而且是新鲜的、奇特的，它容易被人所接受，能够给人留下深刻的印象。

第二，典型材料又有明显的共性特征，能够体现同一类事物的本质和规律，因而具有普遍意义。

综上所述，对典型材料应有以下的认识：它是个性和共性的统一，具体性和普遍性的统一，因而具有引人入胜的魅力和广泛的指导意义，并由此产生强大的说服力。

典型材料对主题的表现，能够起到“一以当十”的作用。如果所用的材料不典型，往往堆砌了很多，主题仍然没有得到透彻的表现，文章却已经很臃肿。

三、材料要新颖

有人说，音乐是靠多次重复不断加强其审美表现力的，人们一听到熟悉的曲调就感到亲切，就会动情。而文章是靠新鲜来征服读者的，人们对熟悉的文章兴趣不大，很难去集中精力阅读领会。这话说得很有道理。公文也同样需要新鲜感，虽然它在形式上、意象上、语言上不能像文学作品那样讲究创造性，但它所表达的思想、所运用的材料，不能总是老生常谈，给人抄袭别人、重复自己的印象。

对于事实性材料而言，要选用新近发生或新近发现的。社会发展日新月异，每天都有新的情况发生，每天都有新的事迹出现，公文作者只要密切关注现实生活，勤观察，多思考，就能及时得到大量的新鲜的事实性材料，在选择材料时，自然左右逢源，游刃有余。

对于观念性材料而言，要选用那些跟现实的最新趋势密切相关的，或者跟新的社会现实相结合能产生新鲜意义的。

公文的价值在于实用，在于处理新发生的事件和新出现的问题，因此公文具有较强的时效性，这在前文已有论述。时效性不仅体现在行文的迅速及时方面，也体现在内容的针对性和新鲜感上。可见，公文材料的新颖性，不只是个阅读效果的问题，它跟公文能否实现自身价值也有紧密联系，不能掉以轻心。